Vous pouvez importer facilement un lot de nouvelles publications ou modifier les métadonnées de publications existantes, en utilisant un chiffrier comme Excel ou LibreOffice.

Pour une description générale du processus d'importation, consultez cet article. Vous pouvez aussi importer vos données en utilisant le standard ONIX 3.0.

Vous pouvez obtenir le fichier Excel à utiliser comme source de l'importation de métadonnées de deux façons:

  • en exportant, depuis l'entrepôt, les métadonnées désirées dans un rapport Excel dynamique;
  • en téléchargeant et remplissant ce modèle de fichier Excel.

Structure du document

Pour importer un fichier Excel, vous devez vous assurer de respecter les consignes suivantes.

  • La cellule A1 contient toujours le numéro de version. Elle ne doit pas être modifiée. Sinon, les rangées 1 et 2 contiennent uniquement de la documentation. Leur contenu est ignoré;
  • La rangée 3 contient le nom des colonnes. Pour qu'elles soient correctement interprétées, leur nom doit être identique à ce qui est attendu.
  • La rangée 4 et les suivantes contiennent les métadonnées. Vous pouvez utiliser le nom ou l'équivalent du code ONIX.

N'utilisez qu'une seule ligne par format de publication (exemple: une ligne pour le format EPUB, une ligne pour le format PDF).

L'ISBN et le titre sont toujours obligatoires.

Un exemple de fichier complet, en format Excel, incluant toute la documentation est disponible sous ce lien.

Groupes

Vous pouvez ajouter ou enlever des colonnes, autant que nécessaire, les répéter et les placer dans l'ordre désiré pour répondre à vos besoins spécifiques. Lorsqu'un groupe est défini (exemple: Contributeur, Prix, Collections), toutes ses composantes sont requises.

Division et position des colonnes

  • Les colonnes sont divisées en groupes distincts qui peuvent être obligatoires ou facultatifs. Les groupes peuvent être déplacés selon les besoins, leur ordre n'a pas d'importance.
  • L'ordre des colonnes au sein d’un groupe n'a pas d'importance : les colonnes d'un groupe peuvent être déplacées selon les besoins, mais doivent toujours être consécutives pour former le groupe.

Les colonnes sont divisées en deux types de groupes :

  • le groupe principal, qui est obligatoire et non répétable;
  • les groupes facultatifs, qui peuvent être répétés ou supprimés.

Format des données

  • Pour les données de type « liste ONIX », il est possible d'utiliser indifféremment les codes ONIX ou leur équivalent en code interne. Les valeurs acceptées se trouvent dans la colonne « Valeurs possibles ».
  • Les dates doivent être au format étendu ISO 8601 (2011-04-01T13:01:02 ou 2011-04-01). Le fuseau horaire utilisé est celui de la plateforme. Si l'heure n'est pas précisée, 00:00:00 est utilisée par défaut.
  • Pour les codes de pays, il est possible d'utiliser le format à 2 ou 3 lettres (ISO 3166-1 alpha-2 ou alpha-3).
  • Pour les valeurs numériques, le 0 initial est facultatif : il est possible d'utiliser indifféremment 01 ou 1.
  • Certaines classifications (BISAC, CLIL, Dewey, BIC, CCE, Electre) peuvent être importées en utilisant leurs colonnes raccourcis du groupe principal ou en utilisant le groupe facultatif « Classification ». Les autres standards de classifications doivent obligatoirement être indiqués grâce au groupe facultatif « Classification ».

Groupe principal

  • Les colonnes marquées comme obligatoires dans ce groupe sont les colonnes minimales de tout fichier Excel. Elles doivent toujours être présentes et contenir des valeurs appropriées.
  • Les colonnes de ce groupe ne peuvent pas être répétées.
  • Les colonnes marquées facultatives peuvent être laissées vides ou supprimées.
  • Lors d'une importation depuis un compte diffuseur, la plateforme doit être capable d'identifier l'éditeur qui détient la publication. Pour cela, il est possible d'utiliser indifféremment la colonne PublisherName, PublisherIdentifier ou ImprintName.

Groupes facultatifs

  • Les groupes facultatifs sont indépendants les uns des autres et peuvent être répétés autant de fois que nécessaire.
  • Si un groupe facultatif n'est pas utilisé, il peut être laissé vide ou supprimé.
  • Si un groupe facultatif est utilisé, les colonnes marquées comme obligatoires dans ce groupe doivent être présentes et contenir des valeurs appropriées.
  • Les colonnes facultatives d'un groupe peuvent être laissées vides ou supprimées.

Importer des produits destinés aux bibliothèques

Le rapport Excel dynamique permet aussi d'importer ou de mettre à jour les produits bibliothèques d'une publication. Comme pour n’importe quel format, chaque ligne représente un produit bibliothèque.

Prérequis : La fiche de la publication et l'offre pour bibliothèques doivent préalablement exister dans la plateforme.

Étapes

  1. Remplir le groupe principal (colonnes obligatoires et colonne OfferTemplateId)
    • ProductFormDetail : LIB (library)
    • ProductIdType : type d'identifiant du produit
    • ProductIdentifier : identifiant du produit (s'il s'agit d'un nouveau produit avec un identifiant de type "custom", la plateforme ignorera l'identifiant fourni et lui en attribuera un autre automatiquement)
    • OfferTemplateId : numéro de l'offre bibliothèque (Profil > Marché > Offres)
  2. Ajouter un groupe « Relation »
    • ProductRelationCode : 31 (different_market)
    • ProductRelationValue : ISBN/EAN du format grand public (le format du produit bibliothèque sera le même que celui associé à l'ISBN/EAN indiqué)
  3. Ajouter un ou plusieurs groupes « Prix »
    • CountriesIncluded : codes des pays
    • PriceCurrency : devise locale du pays (la plateforme utilise toujours la devise locale du pays)
    • PriceAmount : montant du prix


Tableau des balises (colonnes) du fichier Excel (ONIX 3.0)