Le Dépôt de documents libres de droits vous permet de rendre accessibles à vos usagers, à même votre catalogue, des documents qui ne sont soumis à aucune licence d'utilisation. La distribution, le téléchargement et la durée de vie de ces documents sont illimités.

Ce type de document inclut, par exemple:

  • les ouvrages du domaine public (sans droits d'auteur ou dont les droits ont expiré);
  • des documents internes;
  • des ouvrages en autoédition.

Toutes les opérations liées au Dépôt se font à partir d'un même écran, accessible dans l'interface d'administration, depuis la section Dépôt de documents / Documents libres de droits.

En tant qu'administrateur, il vous est possible de:

  • consulter la liste des documents présents dans le Dépôt, leurs principales métadonnées ainsi que leur état;
  • ajouter des documents au Dépôt;
  • retirer des documents du Dépôt.

Consulter un document

Le contenu du Dépôt vous est présenté sous la forme d'une grille dont chaque ligne correspond à un document qui s'y trouve. Chaque colonne rapporte l'information que la plateforme a tirée des métadonnées inscrites dans le fichier source:

  • État: étape de traitement à laquelle se trouve le document.
  • Nom du fichier: le nom du fichier source déposé.
  • Titre: le titre du document.
  • Langue: la langue du document.
  • Mise à jour le: date/heure auxquelles le document a été ajouté au Dépôt.
  • Taille: taille du fichier source.

En plus d'éventuels messages de la plateforme, l'écran du Dépôt vous indique également la quantité d'espace disque occupée par l'ensemble de vos fichiers.

Vous pouvez filtrer le contenu de la grille selon l'état des documents.

Ajouter un document

L'ajout à votre catalogue d'un document à téléchargement illimité se déroule en quelques étapes. La plateforme vous indique en tout temps l'étape à laquelle se trouve chaque document du Dépôt par un des 4 états suivants:

  • En traitement
  • En attente
  • Au catalogue
  • En échec

Sélection et téléversement du fichier source

La première étape est l'ajout d'un fichier source au Dépôt. Pour téléverser un fichier, cliquez sur le lien Sélectionner un fichier à ajouter. Le téléversement du fichier commencera dès que vous aurez confirmé sa sélection dans la fenêtre que vous présente votre navigateur.

Vérification du fichier source

Une fois le téléversement complété, le nom du fichier et le moment de son ajout s'affichent dans la grille, ainsi que l'état En traitement. Cet état signifie que la plateforme procède à une série de vérifications de base, telles que:

  • Validation EpubCheck. La structure du fichier EPUB doit rencontrer les normes de l'IDPF. Notez que seuls les fichiers au format EPUB 2 et 3 sont présentement acceptés par le Dépôt.
  • Validation de métadonnées obligatoires. Un titre et une langue doivent être définis pour chaque document ajouté au Dépôt. Leur absence déclenchera une erreur.

Même si peu de métadonnées sont obligatoires, elles gagnent à être les plus complètes possible

Si le fichier déposé réussit les différents tests de validation, la plateforme en extrait les métadonnées et les affiche dans la grille. Le document est maintenant prêt à être ajouté au catalogue, et son état passe à En attente.

Si l'étape de validation a rencontré une erreur, l'état du fichier devient En échec, et la plateforme vous retourne les détails de l'erreur à même la grille, en rouge. Vous pouvez alors supprimer la mention du fichier, et recommencer la procédure d'ajout avec un fichier conforme.

Intégration du document au catalogue

Le document qui a été déposé avec succès est marqué En attente. Cela signifie que la plateforme l'a placé dans la file d'attente, et qu'il sera traité lors de la prochaine synchronisation.

Il peut s'écouler jusqu'à 2 heures avant qu'un nouveau document soit porté au catalogue.

Cela fait, la grille du Dépôt reflétera l'ajout du nouveau document de diverses façons:

  • l'état du document est désormais Au catalogue;
  • le titre du document devient un lien vers sa fiche détaillée au catalogue;
  • un bouton vous permet maintenant de supprimer le document.

Métadonnées

Bien qu'il existe plusieurs façons de mettre à jour les champs de métadonnées EPUB reconnus et utilisés par la plateforme, le logiciel gratuit Calibre (https://calibre-ebook.com/download), disponible pour tous les systèmes d'exploitation, est un outil recommandé pour intégrer et mettre à jour des métadonnées EPUB uniformes qui respectent les standards.

  1. Classifications par sujet

    La plateforme ne gère présentement que la classification par sujet BISAC. Notez que la classification THEMA sera intégrée à la plateforme au cours des prochains mois.

    Vous pouvez associer n'importe quel sujet BISAC à une publication en inscrivant son code alphanumérique de 9 caractères dans les métadonnées de son fichier EPUB (champ dc:subject; dans Calibre, Étiquettes). La plateforme affichera l'intitulé correspondant, en français ou en anglais

    selon le contexte. Par exemple, inscrire le code BISAC ARC000000 dans le champ Étiquettes de Calibre associera à la publication le sujet Architecture.


    La plateforme n'utilise que des classifications par sujet normées. Les données autres que des codes BISAC (édition 2015, édition 2016 dès l'été 2017) inscrites dans le champ dc:subject ou les Étiquettes de Calibre seront ignorées.)

  2. Date

    La plateforme  récupère la date de publication des documents dans le champ EPUB dc:date. Bien que Calibre expose deux champs de date: Date, et Date de publication, seul le contenu du champ Date de publication est pris en compte. Le contenu du champ Date est propre à Calibre, et sera donc ignoré.

  3. Images de couverture

    Pour garantir que l'image de couverture de vos documents soit correctement affichée par la plateforme, assurez-vous que le fichier EPUB contienne un fichier image, au format JPG ou PNG, désigné comme image de couverture principale (un lien vers une ressource externe ne fonctionnera pas). Vous pouvez ajouter l'image de couverture en utilisant Calibre: il suffit de sélectionner l'image désirée et de recréer le fichier EPUB.

Supprimer un document

Les documents portés au catalogue peuvent être supprimés en tout temps depuis l'écran du Dépôt. Il vous suffit de cliquer sur le bouton de suppression ("X") correspondant au document que vous souhaitez retirer du catalogue, et de confirmer votre intention.

La suppression de documents est immédiate et irréversible.